Сфера деятельности:

• Обеспечение приема, учета и хранения архивных документов структурных подразделений университета, образующихся  в деятельности УлГУ.
• Обеспечение ответов на запросы, выдача дел, документов и копий документов в целях служебного и научного пользования.
• Организация и проведение экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранение в отдела архивного фонда в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
• Осуществление подготовки и представление на рассмотрение, согласование, утверждение описей дел постоянного и временного сроков хранения, а также актов о выделение к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
• Представление в установленном порядке в ОГБУ «Государственный архив Ульяновской области» сведений о составе и объеме архивных документов.
• Оказание методической помощи структурным подразделениям и сотрудникам УлГУ в подготовке  документов для передаче на хранение в отдел архивного фонда.
• Консультирование сотрудников УлГУ по формированию и оформлению дел.
• Осуществление передачи документов архивного фонда УлГУ на государственное хранение в установленном порядке.
• Разработка и корректировка номенклатуры дел УлГУ.

Заказ архивных справок производится через личный кабинет ЭИОС или направлением заявления на имя ректора УлГУ.

Выдача документов производится непосредственно после поступления запроса на электронную почту или по телефону, указанному на сайте отдела. При себе необходимо иметь документ, подвтерждающий личность получателя или нотариально заверенную доверенность.

Порядок подготовки и передачи дел на архивное хранение, выделения документов и дел к уничтожению, составление описей дел и документов и пр. регламентирован Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государсвтенных органах, органах местного самоуправления и организациях, документ утвержден приказом Федерального архивного агентства от 31.07.20233 № 77 в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, частью 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", подпунктом 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 и размещен в Инструкции по делопроизводству УлГУ, утвержденной приказом ректора от 29.12.2023 № 1487.